Copiar una tabla de Word y pegarla en Excel parece fácil hasta que lo intentas: las celdas combinadas descuadran las columnas, los importes llegan como texto con el símbolo del euro pegado y no se pueden sumar, y las fechas se quedan alineadas a la izquierda como si fueran palabras. Con un documento de varias páginas, además, hay que repetir la operación tabla por tabla.
Este flujo hace el trabajo de una vez. Convierte el Word a PDF para fijar cómo se ve cada tabla y, desde ahí, reconstruye las filas y las columnas en una hoja de Excel: «1.250,00 €» pasa a ser el número 1250 con formato de euros, «05/10/2026» se convierte en una fecha de verdad y el texto se queda como texto. Todas las tablas del documento acaban en la misma hoja, una debajo de otra.
Cómo pasar tablas de Word a Excel, paso a paso
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Word a PDF
Word a PDF exporta el documento con LibreOffice, tal como se imprimiría. Es un paso intermedio que da a cada celda una posición exacta en la página, para que el siguiente paso pueda seguir la cuadrícula que dibujan los bordes de la tabla. Acepta DOCX, DOC, ODT y RTF.
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PDF a Excel
- Qué extraer: Tablas (recomendado)
- Hojas: Todo en una hoja
PDF a Excel busca las tablas de cada página siguiendo sus líneas y las escribe en una sola hoja llamada «Tablas», dejando una fila vacía entre una tabla y la siguiente. La primera fila de cada tabla se toma como cabecera y va en negrita; en el resto, las cifras en formato español o inglés, los porcentajes y las fechas se guardan como valores, y los códigos con ceros delante, como «0045», se respetan como texto.
Qué puedes ajustar
- Hojas
- «Todo en una hoja» en el flujo, porque los saltos de página del Word no significan nada en Excel. Con «Una hoja por página», cada página del documento va a su propia pestaña.
- Qué extraer
- «Tablas (recomendado)» lee las tablas con bordes y, en las páginas sin ninguna, el texto renglón a renglón. «Solo tablas con líneas» ignora todo lo demás; «Todo el texto, línea a línea» sirve para listados alineados con espacios.
- Páginas
- Opción avanzada del segundo paso. Si el documento tiene veinte páginas y la tabla está en la 12, escribe «12» y te ahorras el resto.
- Tablas sin bordes
- Es el caso que peor sale: sin líneas que separen las columnas, cada fila acaba entera en la primera celda. En Word, selecciona la tabla y aplica «Bordes > Todos los bordes» antes de subirla; después puedes quitárselos en Excel.
Qué te llevas
Descargas un archivo .xlsx con todas las tablas en una hoja, listo para ordenar, filtrar o sumar. En la prueba, un presupuesto de reforma con tres tablas (diez partidas agrupadas en capítulos, un resumen con IVA y un calendario) salió en poco más de dos segundos con cantidades, precios e importes como números en euros y las ocho fechas del calendario como fechas. Hubo dos detalles que revisar: la fila del IVA, que en el Word caía justo al principio de la segunda página, llegó como texto y en negrita, y los códigos de partida «1.1» o «2.3» se convirtieron en números decimales.
Para quién es
- Administrativos que reciben listados, presupuestos o inventarios en Word y tienen que trabajar las cifras en una hoja de cálculo.
- Profesores que pasan la tabla de notas de un informe a Excel para calcular medias.
- Asociaciones que tienen la lista de socios o de cuotas en un documento y quieren filtrarla.
- Quien necesita sumar los importes de una factura o de un presupuesto que solo le llegó en .docx.
Preguntas frecuentes al pasar tablas de Word a Excel
¿Y el texto que no está en tablas?
En las páginas que tienen alguna tabla, solo pasa la tabla. En las que no tienen ninguna, el texto entra renglón a renglón, casi siempre en la primera columna: útil para listas, no para redactar, que es trabajo de Word.
¿Se conservan las celdas combinadas y los colores?
No. Una fila con una celda combinada, como el título de un capítulo, llega con el texto en la primera columna y el resto vacío, y los colores de fondo y las fuentes no pasan. Lo que se conserva es el contenido y el tipo de dato de cada celda.
¿Qué pasa si la tabla ocupa varias páginas?
Se junta en la misma hoja, con dos detalles: si la fila de títulos se repite en cada página, aparecerá repetida, y la fila que abre cada página nueva se trata como cabecera, en negrita y sin convertir sus cifras. En la prueba con un inventario de 50 artículos en dos páginas llegaron todas las filas; solo hubo que borrar la cabecera duplicada.
¿No es más rápido copiar y pegar?
Con una tabla pequeña y sin importes, sí. Cuando hay euros, porcentajes, fechas o varias tablas, pegar deja muchas cifras como texto y toca arreglarlas una por una; aquí llegan ya como números.
¿Necesitas otra combinación? Mira todos los flujos de PDF, vuelve al índice de flujos o monta el tuyo desde cualquier herramienta con «Añadir paso».